سامانه مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی برین
اهداف سامانه مديريت اسناد و آرشيو الکترونیکی
اهداف سيستم مديريت اسناد عبارت از شناسايي و جمع آ‌وري قراردادها،كتب، نشريات و مدارك فني، نقشه هاي اصلي پروژه ها و محاسبات، كاتالوگها، استانداردها، فيلم، نوار و ... در يك مركز و نگهداري آنها به نحو صحيح و ارايه خدمات لازم به متقاضيان، در اسرع وقت مي‌باشد.
- انجام وظايف تجاري بطور كارا و با قابليت پاسخ گوئي بالا
- پشتيباني و مستندسازي تصميم سازيهاي مديريتي
- ايجاد تطابق، پيوستگي و بهره وري در مديريت و امور جاري سازمان
- تسهيل عملكرد موثر فعاليتها در سراسر سازمان
- تامين الزامات قانونگذار شامل فعاليتهاي آرشيوي و مميزي
- پشتيباني سازمان در موارد تعقيب قانوني شامل ريسكهاي متاثر از وجود و يا عدم وجود شواهدي از فعاليت سازماني
- حفظ منافع سازمان و حقوق كاركنان، مشتريان و ذينفعان فعلي و آتي
- تدارك شواهدي از كليه فعاليتهاي سازمان
- تثبيت هويت فرهنگي و تجاري سازمان
- نگهداري حافظه شركت(فردي يا جمعي)
- يكپارچه سازي مديريت اسناد و مدارك با فرايندها و سيستمهاي تجاري سازمان
سيستم مديريت اسناد و آرشيو الکترونیکی فعاليت هاي زير را به عهده دارد :
- شناسايي گزارشات، مكاتبات و اسناد و مدارك فني، كتب، نشريات، كاتالوگهاي دريافتي
- كد گذاري گزارشات، مكاتبات و اسناد و مدارك فني، كتب، نشريات، كاتالوگهاي دريافتي شناسايي شده بر اساس طراحي انجام شده
- طبقه بندي و نگهداري كتب ، مدارك فني، نشريات و كاتالوگها به نحو صحيح
- بازيابي كتب، مدارك فني، نشريات و كاتالوگهاي دريافتي جهت استفاده كنندگان
قابليتهاي نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیکی تحت وب برین
- مدیریت کاربران و سطوح دسترسی
- مدیریت اطلاعات پایه
- مدیریت چارت سازمانی با قابلیت جستجو
- مدیریت سمت های سازمانی با قابلیت جستجو
- مدیریت ارگانهای زیر مجموعه سازمانی
- پیکربندی سامانه
- مدیریت تعریف دوره فعال سالیانه و آرشیو
- مدیریت تعریف انواع اسناد
- مدیریت تعریف گروههای اسناد به صورت درختواره
- مدیریت تعریف شماره تولیدی برای اسناد بر اساس پیشوندهای تعیین شده هر دوره و هر نوع سند
- مدیریت تعریف انواع فایل های و فرمت و حجم آنها
- مدیریت تعیین سطوح دسترسی به فایل ها و اسناد
- مدیریت ایجاد فرم های اطلاعاتی برای هر نوع سند (Form Generator)
- مدیریت تعریف کلمات کلیدی
- مدیریت تعریف کلمات هم معنی جهت جستجو در اسناد و کلمات کلیدی
- ثبت و مدیریت اسناد
- ثبت اطلاعات اسناد توسط کاربران بر اساس فیلدهای سفارشی شده
- قابلیت Scan اسناد در داخل سامانه
- قفل کردن یک سند جهت جلوگیری از تغییر و به روزرسانی آن توسط کاربران
- امکان ثبت یادداشت خصوصی بر روی اسناد برای هر کاربر و رویت آن توسط همان کاربر
- امکان بازگشت اسناد حذف شده توسط خود کاربر و مدیر سیستم
- نمایش تاریخچه تغییرات بر روی اسناد ثبت شده به همراه نگهداری اطلاعات
- مدیریت شاخه و زیر شاخه جهت نگهداری اسناد (Folder & Subfolder)
- جستجو بر روی اسناد بر اساس سطوح دسترسی تعیین شده شامل دپارتمان و نوع اسناد
- جستجوی پیشرفته بر روی اسناد بر اساس تمامی فیلدهای عمومی و اختصاصی تعریف شده بر اساس سطوح دسترسی
- کارتابل اسناد ثبت شده برای هر کاربر (خصوصی سازی مدیریت اسناد برای هر کاربر)
- قابلیت پیش نمایش بیش از 30 نوع فرمت فایل در محیط سامانه
- امکانات و ابزارها
- امکان ارسال و دریافت پیام
- ارائه اعلان به کاربران سیستم توسط راهبر و مدیر سیستم
- مدیریت تهیه نسخه پشتیبان از بانک اطلاعاتی سیستم به صورت دوره ای و ارائه گزارش از Backup ها و وضعیت آنها
- مدیریت میز کار برای هر کاربر جهت دسترسی آسانتر به قابلیت های نرم افزار
- گزارشات
- گزارش آماری بر اساس گروه اسناد و انواع اسناد و دپارتمان ثبت کننده اسناد
- گزارش از جزئیات فیلدهای عمومی و اختصاصی اسناد ثبت شده
- گزارش آماری از میزان کارکرد کاربران در سامانه بر اساس تاریخ و نوع اسناد
- گزارش آماری بر اساس نوع فایل در هر دپارتمان و به صورت کلی